L’organisateur

À partir du moment où il y a une gestion financière autour de la fête de fin d’année et/ou une utilisation des locaux, il faut avoir recours à une association. Cette association au sein de l’école peut être :

  • la coopérative scolaire (sous mandat OCCE ou de type loi 1901) ;
  • l’association des parents d’élèves ;
  • l’association sportive affiliée à l’USEP (Union Sportive des Ecoles Primaires).

Le (ou la) directeur(trice) de l’école change de statut dès lors qu’il (ou elle) agit au nom de l’association qu’il (ou elle) préside. Il (ou elle) a délégation de signature pour :

  • les contrats (location de matériel, assurance) ;
  • les demandes d’autorisation (Sacem, buvette, utilisation des locaux) ;
  • le compte bancaire (dépôt de la recette, paiement des fournisseurs).

L’utilisation des locaux

La loi réserve au maire, et à lui seul, la décision d’autoriser l’organisation d’activités à caractère culturel, sportif, social ou socio-éducatif dans les locaux scolaires ainsi que la responsabilité de cette utilisation. La fête de l’école est une activité à caractère culturel. Dès lors qu’elle se déroule en dehors du temps scolaire, une autorisation d’utilisation des locaux doit être délivrée par le maire (après avis du conseil d’école).

La passation d’une convention

À la demande soit de la commune, soit de la collectivité propriétaire, une convention peut être exigée préalablement à l’autorisation d’utilisation des locaux. Cette convention doit être passée entre le représentant de la commune, le cas échéant le représentant de la collectivité propriétaire, le chef de l’établissement scolaire ou le directeur de l’école et l’organisateur.

Sans convention :

  • la commune est responsable dans tous les cas des dommages éventuels sans préjudice d’une éventuelle action récursoire contre l’auteur du dommage.

Avec une convention :

  • l’organisateur est responsable de l’application des règles de sécurité (notamment contrôle des entrées-sorties) et doit avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages.

Les responsabilités

Si la fête se déroule sur le temps scolaire :

  • la surveillance des élèves est sous la responsabilité des enseignants ;
  • la sécurité des biens et des personnes est sous la responsabilité des directeurs et directrices.

La fête se déroule hors temps scolaire :

  • la surveillance des enfants est sous la responsabilité des parents et de l’association ;
  • la sécurité des biens et des personnes est sous la responsabilité de l’association ou de la mairie.

À savoir
Le ministère n’a pas interdit la tenue des fêtes, cependant dans le cadre du plan Vigipirate il revient selon le cas au directeur ou à l’association d’avertir le DASEN et les services de la Préfecture en plus de la mairie.

Références

Code de l’éducation : article L 212-15
Circulaire du 22 mars 1985 relative à l’utilisation des locaux par le maire
Circulaire n°93-294 du 15 octobre 1993 : utilisation des locaux scolaires par les associations en dehors des heures de formation